Problema empresarial

Incrementar la eficiencia operacional y reducir los costes mediante la adquisición digital.

Actores del proceso

  • Employees
  • Contratistas
  • Administradores

Pasos del proceso

Nuestro proceso de adquisición digital basado en BPM es el núcleo de nuestro nuevo sistema de Enterprise Business Modernization (EBM). Nos permite gestionar mejor el ciclo de vida de adquisiciones, creando un único sitio de compras integrado y eficiente para nuestros equipos de adquisición. El sistema es una solución integral que conecta nuestras operaciones, sistemas y personal de adquisiciones en un marco de trabajo colaborativo y basado en procesos. Esta basado en la web al 100 %, lo que facilita la adopción entre nuestros empleados, contratistas y administradores, facilitando a todos los interesados un único sistema para gestionar todas las actividades antes, durante y después de la concesión. Aunque el sistema estandariza el uso de mejores prácticas de BPM, está basado en procesos, lo que nos da la flexibilidad para adaptarlo fácilmente y cumplir con nuestros requisitos cambiantes.

Beneficios del proceso

El software BPM ha optimizado nuestros procesos de adquisición y nos ha permitido implementar de manera efectiva el cumplimiento de políticas, acortar los ciclos de adquisición e impulsar el ahorro de costes.

Procurement

 

Problema empresarial

Buscábamos una solución de TI mejorada para asegurar un enfoque simple, automatizado y optimizado a la hora de procesar solicitudes de compra y de formación.

Actores del proceso

  • Más de 126.000 usuarios finales
  • Jefes de departamento
  • Finance

Pasos del proceso

Nuestro sistema de gestión de microcompras basado en la BPM simplifica, automatiza y gestiona de principio a fin el procesamiento de solicitudes de compra y formación. Los usuarios pueden enviar una solicitud de compra o formación a través de un sencillo formulario web. El sistema valida la solicitud para asegurarse de que cumple con las políticas internas y federales. El función del departamento del usuario, el sistema evalúa la disponibilidad de códigos de presupuesto de otros sistemas y envía la solicitud a las personas que deben aprobarla y a los interesados, en función del tipo de solicitud y otras reglas de negocio. Cuando las solicitudes son aprobadas o rechazadas, los usuarios reciben notificaciones automáticas por correo electrónico. Al contar con funciones de gestión de documentos y del conocimiento integradas, el sistema puede hacer un seguimiento y compilar las rutas de aprobación y los comentarios hechos a lo largo del proceso. Esto ofrece una visibilidad detallada de la solicitud en todas las etapas de su ciclo de vida y ayuda a asegurar que los fondos de adquisición se utilizan correctamente de manera constante. Los compradores y los administradores pueden acceder a las solicitudes antiguas y a informes acumulados, lo que les ofrece tanto los datos en tiempo real como el historial de tendencias necesarios para una mejora de procesos continua. El sistema también envía detalles sobre las solicitudes completadas a una base de datos, lo que nos permite emplear la información para integrar otros sistemas.

Beneficios del proceso

Con nuestro sistema de BPM, ahora ofrecemos un entorno basado en la web para ejecutar los procesos e incrementar la eficiencia, la fiabilidad y la visibilidad. El sistema procesa cientos de solicitudes y asegura que las reglas de negocio y las aprobaciones se cumplen en todas las instancias. Reduce el tiempo de procesamiento de solicitudes, emplea formularios web para eliminar la entrada de datos repetitiva, ofrece informes que pueden usarse para identificar cuellos de botella del proceso y permite generar otros tipos de informes, lo que aporta datos y estadísticas vitales sobre las tendencias de solicitudes de formación de microcompras para los directivos sénior. Y lo que quizás es más importante, la consistencia de los informes es un beneficio enorme que asegura que los datos son precisos, lo que permite emplear menos tiempo y esfuerzo en la validación y limpieza de datos y centrarse más en los aspectos estratégicos del negocio.

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