Federal Transit Administration

La Administración Federal de Transporte (FTA) es una agencia que forma parte del Departamento de Transporte (DoT) de los Estados Unidos y que ofrece asistencia financiera y técnica a sistemas de transporte público locales, entre ellos autobuses, metro, trenes ligeros, trenes de cercanías, tranvías y transbordadores. Desde 1964, la FTA colabora con administraciones estatales y locales para crear y mejorar sistemas de transporte público en Estados Unidos.

Problema empresarial

Todos los años, la FTA debe recopilar los datos de sus agencias para saber qué agencias necesitan fondos para sus próximos proyectos o servicios. El proceso utilizado para recopilar estos datos de las agencias era muy arcaico, se había quedado obsoleto y dependía de sus sistemas heredados. Las 4000 agencias de transportes del país enviaban los datos a la FTA, y un equipo de analistas revisaba todos estos datos manualmente. Estos repasaban los sistemas y hojas de cálculo intentando eliminar incoherencias y comparando datos con otros recibidos previamente. La exactitud de los datos es esencial, ya que son la base de los informes que la FTA comparte con el Congreso para determinar la distribución de subvenciones para la FTA durante el año siguiente.

La solución de Appian

La plataforma de Appian ofreció a la FTA la tecnología de última generación necesaria para impulsar la transformación que buscaba la agencia. La primera aplicación de Appian para la FTA fue la National Transit Database (NTD). La NTD se integra con varios módulos de informes (previamente inconexos) utilizados por las agencias de transporte, reduciendo así la carga que suponía crear los informes para estas agencias. En la FTA, los analistas ya no necesitan alternar entre múltiples sistemas para analizar y acceder a los datos, ya que la NTD es el único repositorio de datos. Appian ha dotado al sistema de la inteligencia necesaria para guiar a los analistas, generar entradas de datos y tareas de validación de forma automática y cumplir los plazos de finalización. Las horas dedicadas a enviar correos y llamar por teléfono para buscar y validar datos se han eliminado. El sólido sistema de acceso de Appian basado en roles facilita la identificación y la seguridad de los datos enviados, a la vez que permite a la FTA cumplir con las frecuentes auditorías de sus sistemas.

En base al éxito del NTD, la FTA creó su segunda aplicación básica en Appian Cloud, que cumple con la normativa FedRAMP. El Transit Award Management System (TrAMS) es el moderno sistema de gestión de subvenciones de transporte de la FTA. TrAMS se ha implantado para otorgar y gestionar la asistencia económica federal para las personas que reciben subvenciones de transporte público. El sistema permite a la FTA y a las personas subvencionadas unificar las actividades innecesarias y agilizar los procesos de creación y gestión de subvenciones. Haciendo uso de los datos existentes en la plataforma mediante la aplicación NDT, los analistas de la FTA tienen accesos a los incidentes de seguridad y los proyectos en curso de las 4000 agencias en todo el país, lo que les permite tomar decisiones más informadas en cuanto a las subvenciones que se otorgan a cada agencia.