Administración General de Servicios

La Administración de Servicios Generales (GSA) es una agencia independiente del gobierno de Estados Unidos establecida en 1949 para ayudar a gestionar y apoyar el funcionamiento básico de las agencias federales. La GSA proporciona productos y comunicaciones para departamentos gubernamentales de Estados Unidos, provee transporte y espacio en las oficinas para los empleados federales, y desarrolla políticas de reducción de costes en todo el gobierno, además de realizar otras gestiones.

Problema empresarial

The GSA sought an application platform to modernize operations across core areas within the agency. They wanted a platform with strong BPM capabilities, as their focus was on both innovation and efficiency.

La solución de Appian

La GSA ha utilizado Appian Cloud como apoyo para su enfoque de nube híbrida, que ofrece la eficiencia de la cloud a la vez que se integra con los datos protegidos por el firewall. El Servicio de Adquisición Federal (FAS) de la GSA utiliza Appian Cloud para la planificación de compras. Antes de Appian, GSA FAS no tenía visibilidad del estado de los planes de compra que cumplían con los requisitos de FAR. Los planes de adquisición se creaban de forma inconsistente en el departamento y compartía poca información entre los planificadores. La solución de Appian permite que el 100 % del plan de compras se genere en Appian, lo cual ofrece una visibilidad total del progreso de los planes de adquisición. Esta solución también automatiza las revisiones y aprobaciones de 11 cadenas de aprobación diferentes.

The GSA Public Building Service (PBS) has deployed the Appian-based GSA Real Estate Exchange (G-REX) solution to modernize Federal lease procurement through “Smart Leasing.” The transformative solution was developed and deployed in less than 18 months, on-time and on-budget. “Smart Leasing” is predicated on increasing efficiency and consistency while utilizing enterprise data for better business decisions. G-REX leverages Appian’s agility for continuous process improvement, mobility, social collaboration and data integration. The G-REX solution optimizes and accelerates the agency’s performance across 9,624 assets and an inventory of 370.2 million square feet of workspace used by more than one million federal employees work in spaces.

GSA PBS has also deployed a modern and flexible Procurement Request Module (PRM) application on Appian. The PRM application is the first milestone in a larger vision to transform procurement processes across GSA PBS. The complete system, called “Electronic Acquisition System Integrated” (EASi), will accelerate and modernize the end-to-end procurement process, from initial request through solicitations and contract writing, administration and close-out. Through a simple social interface, the PRM application enables smarter decisions and faster action for internal and external PBS users in the request, review, approval and initiation of goods and services procurement. The application leverages Appian Records’ enterprise-wide data management capabilities, as data integration is central to GSA PBS’ vision for improved procurement case management. PRM is integrated with GSA FAS’ Appian-based Acquisition Planning Wizard.