Universidad de Tecnología de Queensland

La Universidad de Tecnología de Queensland (QUT) es uno de los centros de investigación de mayor crecimiento de Australia. Sus cursos tienen un alto nivel de demanda por la experiencia práctica que ofrecen y en la actualidad cuentan con cerca de 50.000 estudiantes matriculados.

La QUT cuenta con casi 13.000 trabajadores dedicados a la enseñanza y la investigación aplicada que colaboran estrechamente con profesionales del sector, lo que añade una perspectiva práctica a la formación teórica. Los campus de última tecnología de Brisbane ofrecen aprendizaje, enseñanza y espacios y tecnologías de investigación de alta calidad para satisfacer mejor las necesidades de estudiantes, académicos e investigadores.

Problema empresarial

La QUT es una de las principales universidades australianas, con una perspectiva global y un enfoque práctico, y se compromete a ofrecer una experiencia moderna para su personal y sus estudiantes a través de la transformación digital continua.

La transformación digital de la QUT ha sido diseñada para ayudar a superar una serie de retos, incluyendo los procesos de negocio repetitivos y con gran cantidad de mano de obra que estaban dando lugar a ineficiencias, imprecisiones y retrasos.

Anteriormente, se estaban usando más de 1000 formularios manuales en varios departamentos de la universidad. Esto resultaba en un alto riesgo de errores humanos, ya que el personal estaba rellenando formularios en papel. Los procesos previos también provocaban que los registros de auditoría fueran limitados, no se pudieran monitorizar los indicadores clave de rendimiento y hubiera problemas de cumplimiento.

«Debido al rápido crecimiento de la universidad, las capacidades de los procesos de negocio manuales existentes se quedaban pequeñas, y ya no podían hacer frente a la carga de trabajo», declaró Denise Toman, directora asociada de la oficina de mejora de procesos de negocio de la QUT. «Para la QUT era prioritario mejorar y transformar los procesos de negocio mediante la tecnología».

La solución de Appian

La QUT escogió a Appian para ayudarle con la automatización de los procesos de negocio a través de la plataforma cloud low-code, lo que ofrecía beneficios significativos para la organización.

«Hemos escogido Appian para que nos ayude en nuestro viaje a la transformación digital porque esta plataforma ofrece una rápida implementación, facilidad de uso y flexibilidad», afirmó Denise.

Algunos factores clave para la QUT a la hora de escoger una plataforma de gestión de procesos de negocio (BPM) fueron la necesidad de una solución centrada en los estudiantes y el personal, la reducción de la burocracia, los procesos estandarizados y automatizados, el cumplimiento, la visibilidad y registro de auditoría, el seguimiento e informes de los indicadores clave de rendimiento y la reducción de los costes operativos.

QUT recurrió a Appian para digitalizar y optimizar una serie de procesos de negocio, facilitando una interfaz simple e intuitiva para los usuarios, lo que también les ahorra tiempo. Las reglas de negocio automatizadas de la plataforma low-code de Appian han ayudado a hacer los procesos más eficientes y precisos y han reducido el esfuerzo global necesario para la administración de procesos.

Además, la QUT aprovechó Appian para sus esfuerzos de presentación de informes, lo que le ha permitido identificar fácilmente oportunidades de mejora de procesos y garantizar que esté en condiciones de continuar transformando la experiencia del personal y de los estudiantes de cara al futuro.

Appian lanzó una serie de aplicaciones empresariales nuevas en la plataforma de cloud de Appian, lo que hizo posible que la QUT rediseñara un gran número de procesos de negocio comenzando por los de Finanzas, Nóminas y Recursos Humanos.

«En la QUT usábamos más de 1000 formularios en papel, así que teníamos que elegir por dónde empezar. Comenzamos con las contrataciones de RR. HH., ya que este proceso se enfrentaba a muchos retos», declaró Denise.

Una vez que se escogió la plataforma de Appian, la implementación del proyecto y el lanzamiento de la primera aplicación se produjeron en solo ocho semanas.

La QUT contrata a unos 3000 empleados permanentes al año (entre reemplazos de trabajadores que se van y nombramientos para puestos nuevos), así como a 7000 trabajadores temporales cada semestre. Además, también gestionan entre 6500 y 7000 prórrogas de contratos al año para puestos de duración fija o eventual, académicos y profesionales.

Antes de la implantación de la plataforma de BPM de Appian, el personal de la QUT manejaba 6 formularios en papel diferentes con entrada de datos manual, lo que implicaba imprimir, firmar, escanear y enviar por correo electrónico los formularios (5 veces de media cada uno). A menudo, estos procesos manuales daban lugar a errores y formularios duplicados, y el personal tenía que acceder a numerosos sistemas (como RR. HH., Nóminas y Finanzas) para añadir los datos. La visibilidad de los avances también era un problema, ya que no se contaba con una solución optimizada para hacer el seguimiento del estado o el progreso de los formularios.

Se calcula que solamente los procesos relacionados con las prórrogas de contratos le costaban a la QUT 600.000 $ en personal. Las 7000 contrataciones académicas temporales se realizan durante un periodo de 4 semanas al inicio de cada semestre. Cada día llegan más de 400 formularios para ser procesados, lo que da lugar al pago de horas extra y la contratación de personal eventual para introducción de datos durante este periodo.

«Anteriormente, las contrataciones tenían un tiempo de procesamiento medio de 14 días, dando lugar a un proceso increíblemente frustrante tanto para el personal como para los contratados», afirmó Denise. «También había un alto grado de riesgo para la universidad, ya que un número no identificable de trabajadores comenzaban a trabajar sin un contrato formalizado debido al tiempo que nos llevaba el procesamiento».

La implementación de la plataforma de cloud de Appian supuso que el personal de la QUT pudiera completar los formularios online en un solo sistema, con validación automática de los datos. Los formularios online se rellenan previamente con los datos que ya se conocen para ahorrar tiempo, y los procesos se integran a la perfección con el resto de sistemas de RR. HH., nóminas y finanzas.

Los procesos robóticos han reemplazado a la entrada manual de datos en las nóminas y la aceptación de contratos online por parte de los contratados, lo que ha hecho que el proceso sea mucho más rápido. Ya no hay necesidad de imprimir, firmar y enviar de nuevo los formularios a RR. HH.

«La solución de Appian nos ha permitido optimizar el proceso de contratación de RR. HH., lo que hace que todo sea más eficiente tanto para el personal como para los contratados y asegura que cumplimos con todas las políticas y procedimientos», añadió Denise. «Hemos conseguido controlar mejor nuestros formularios de RR. HH. y ahora contamos con un registro de auditoría, de manera que el progreso de los formularios puede monitorizarse en tiempo real».

Más allá de los RR. HH., la transformación digital en la plataforma low-code de Appian ha proporcionado múltiples beneficios a muchos de los departamentos de la universidad. Además, esta solución de BPM también ha recibido comentarios positivos de muchos de los empleados.

Al automatizar sus procesos, la QUT ha reducido las impresiones de formularios en 200.000 páginas al año solamente en los procesos de RR. HH.

«Anteriormente, las solicitudes se enviaban, evaluaban y completaban usando un proceso manual basado en papel. Con la plataforma empresarial de desarrollo low-code en la cloud de Appian, la QUT ha pasado a un proceso de envío, evaluación y aprobación de solicitudes online, lo que ahorra una cantidad de tiempo significativa a la hora de enviar y aprobar formularios», declaró Denise.

«La plataforma low-code de Appian nos permite diseñar e implantar aplicaciones hasta 20 veces más rápido», dijo. «Al usar la plataforma hemos conseguido ahorrar un 50 por ciento en costes, reducir el riesgo en un 75 por ciento y mejorar la satisfacción del cliente en un 61 por ciento».

La duración del ciclo, es decir, el tiempo que pasa desde que se envía un formulario de solicitud hasta que el contrato es aceptado por el empleador, se ha reducido en un 86 por ciento. Además, ahora el 35 por ciento de los contratos se conceden y aceptan el mismo día, y todos los contratos académicos temporales pueden ser introducidos en el sistema mediante robots.

La universidad tiene una visión sólida de optimizar sus procesos de negocio y modernizar la experiencia del personal y los estudiantes. Aunque la transformación digital empezó siendo un proyecto para la QUT, el comité directivo y de patrocinios pronto vio claro que no era solo un proyecto, sino un requisito continuo para seguir mejorando de manera constante. Esto ha llevado a la QUT a implementar una nueva unidad de negocio centrada exclusivamente en la mejora de procesos utilizando tecnologías de automatización. ​

«En Appian estamos encantados de facilitar esta plataforma para acelerar la visión de transformación digital de la QUT y hacer posible que la universidad responda a las necesidades empresariales cambiantes con un tiempo y esfuerzo mínimos», afirmó Luke Tomas, vicepresidente regional de Australia y Nueva Zelanda de Appian. «Nos comprometemos a ayudar a nuestros clientes en su transformación digital y garantizar que sus soluciones tecnológicas sean lo bastante ágiles como para darles soporte a medida que crecen en el futuro».

Además de utilizar Appian para mejorar los procesos existentes, la QUT planea emplear las aplicaciones de Appian para facilitar el diseño, ejecución, gestión y optimización de procesos de negocio de nueva creación, que ofrecerán una experiencia mejorada para la comunidad universitaria.