University of South Australia

La Universidad de Australia Meridional (UniSA) tiene un alumnado de más de 33 000 personas y cuenta con una plantilla docente de 7 000. Se hace llamar «La Universidad de los Emprendedores» y tiene un firme compromiso con la transformación de la educación y la experiencia de aprendizaje. Este proceso empieza por la contratación y la experiencia de las personas que trabajan en la universidad. Más del 70 % del personal docente tiene títulos de doctorado.

Problema empresarial

Cuando la universidad encuentra una candidatura interesante, su objetivo es incorporarla de forma rápida y eficiente. Quieren simplificar los procesos administrativos, como la presentación de los horarios de trabajo. En resumen, quieren que su personal y profesorado dediquen el tiempo a guiar a los alumnos hacia su graduación, no a lidiar con obsoletos sistemas administrativos. Esto va en la línea del Plan de Acción Estratégico del Vicerrector de la Universidad que pretende dirigir todos los procesos administrativos a internet para 2018, eliminando todos los formularios en papel y los procesos manuales. Un objetivo ambicioso, teniendo en cuenta que UniSA maneja más de 400 formularios en papel en sus gestiones.

La solución de Appian

El enfoque low-code de Appian Cloud permite a diferentes departamentos colaborar con la informatización de procesos para crear prototipos de soluciones con rapidez y adaptarlos al resto de la universidad. La arquitectura única de Appian hace que todas las aplicaciones funcionen de forma idéntica en ordenadores, navegadores y dispositivos móviles, y la flexibilidad de su interfaz permite una personalización completa tanto interna como externamente. Ahora, cuando se presenta una candidatura y se incorpora al personal de UniSA, sus primeras interacciones son a través de Appian. Sin embargo, no lo saben, porque Appian Sites crea una experiencia totalmente personalizada e intuitiva y de gran impacto que muestra al usuario que se ha unido a una institución moderna y de altísima calidad. Appian se integra con el sistema de contrataciones por internet de UniSA y automatiza todos los procesos de altas. Toda la documentación y las gestiones de revisión y aprobación se realizan por internet, y pueden aceptarse los contratos desde un dispositivo móvil. Recursos Humanos ha reducido el tiempo de contratación de 3 semanas a 24 horas.

Los procesos relacionados con los horarios de trabajo también se gestionan por internet. Se pueden enviar desde cualquier parte, con avisos de tareas automáticos que recuerdan al personal lo que tienen planificado con tiempos suficiente para que los gerentes reciban los avisos de revisión y aprobación de forma inmediata. Los procesos relacionados con las funciones laborales y horarios son 20 veces más rápidos que antes. Estos son sólo dos ejemplos del éxito de este programa hasta la fecha. La planificación de Appian para la Universidad abarca los 400 procesos de formularios en papel.